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Auszug aus unserem Prodictation Blog

Digitales Diktieren: Vom Durcheinander zum Workflow

von Gernot Jud (Kommentare: 0)

-) Datensicherheit: Fehlanzeige

Wenn Rechtsanwälte, Sachverständige, Orthopäden oder Ziviltechniker diktieren, so steht meist einiges auf dem Spiel. Letztlich geht es immer um die Qualität ganzer Projekte und die Zufriedenheit von Kunden und Auftraggebern. Hier steht das Thema Sicherheit ganz oben. Und Sicherheit hat wiederum zu tun mit dem Setup des Diktiersystems, sprich, dem einzelnen Diktierplatz, beim digitalen Diktieren dann aber auch mit der Form der Übertragung von Daten. Aber der Reihe nach!

-) Richtig konfigurieren, ruhig schlafen!

Es ist bereits die Konfiguration des einzelnen Diktierplatzes, die für die Sicherheit des Gesamtsystems eine entscheidende Rolle spielt. Damit keine Silbe des wertvollen Diktates verloren geht, wird etwa bei Philips SpeechLive für jedes aus der Cloud geladene Diktat ein automatisches Backup erstellt. Ein Datenverlust ist somit ausgeschlossen bzw. kann jedes Diktat bei Bedarf wiederhergestellt werden.

-) Spitzenbelastungen aus dem Weg gehen

Wenn eine Diktierkraft krankheitsbedingt ausfällt oder die Anzahl der einlaufenden Diktate durch ein Großprojekt plötzlich sprunghaft ansteigt, kommt ein bislang gut laufender Diktier-Prozess schnell an die Grenzen seiner Belastbarkeit. Um dies zu vermeiden, braucht es einen Diktier-Workflow, der im Falle großer Belastungen mit ebenso großer Flexibilität reagieren kann. Hier erst im Ernstfall mit dem Optimieren bestehender Prozesse zu beginnen, greift zu kurz. Bereits bei der Auswahl und Implementation von Technologie, Hard- und Software, ist deshalb auf solche Situationen Bedacht zu nehmen.

-) Höhere Performance durch individuelles Setup

Von Unterwegs oder aus dem Büro. Von wo aus auch immer diktiert wird, abgetippt werden alle Diktate am Diktierplatz. Dafür jedoch, dass Schreibkräfte hier ein Maximum an Effizienz erreichen, muss vorgesorgt sein. Dies etwa in der Anpassung der zum Einsatz kommenden  Diktiersoftware, die auf die jeweiligen Anforderungen hin angepasst sein muss. Hier geht es um die Anordnung  der Spalten aber auch der Ordnerstruktur.

Wenn diese erst dann angepasst wird, wenn mit Hochdruck diktiert und transkribiert werden muss, ist es meist zu spät. Das Potential digitaler Diktierlösungen in den Bereichen Effizienz, Zeitersparnis und niedrigere Kosten kann damit nicht ausgereizt werden.

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